Darbo laiko apskaita kaip viena iš CRM sistemos funkcijų

Darbo laiko apskaita kaip viena iš CRM sistemos funkcijų

Susitikimai, skambučiai, užduotys, aptarnavimo darbai, projektai – visa tai yra standartiniai bene kiekvienos išvystytos CRM sistemos moduliai. Tačiau toli gražu ne kiekviena CRM programa gali atsakyti į klausimus: –          kas ką šiuo metu dirba? –          kiek laiko buvo sugaišta konkrečiai užduočiai atlikti? –          kiek laiko darbuotojas faktiškai išdirbo per dieną? savaitę? mėnesį?.. Kartais šie klausimai  yra labai svarbūs ir netgi esminiai. Mums  jie taip pat buvo labai aktualūs. Sprendimą rasti padėjo tiksliu  laiko apskaitos moduliu praplėsta  SugarCRM sistema. Be šio funkcionalumo dabar jau nebeįsivaizduojame savo kasdienio darbo. Jį sėkmingai diegiame ir kitoms projektinėje aplinkoje veikiančioms įmonėms.

  Kada atsiranda poreikis apskaityti laiką?

Sunku būtų nuginčyti tokius teiginius, kad „svarbu ne tai, kiek laiko dirbi, bet – ką padarai“ ar „kartais per trumpesnį laiką padaroma daug daugiau nei per ilgesnį“. Logiška pirmiausia matuoti darbo rezultatą, o ne darbui skirtą laiką. Tą sėkmingai daro pvz. statybininkai ar taksistai, kurie aiškiai nusistatę įkainius už įvairius darbo vienetus (kvadratinius metrus, kubus, kilometrus, litrus, etc..). Šiais mato vienetais parduodamos paslaugos klientams, įmonė tiesiogiai arba netiesiogiai (per darbo dienos normas)  jas perka iš darbuotojų.  Projektinį darbą dirbančios įmonės – programuotojai, dizaineriai, teisininkai ar pan.  negali aiškiai apibrėžti darbo dienos normų. Darbuotojus dažniausiai tenka samdyti, mokant fiksuotą algą. Iš kliento atlygis daug dažniau suderamas už darbo rezultatą – produktą, projektą, užduotį, etc.  Klientas tik retais atvejais sutinka mokėti „pagal faktą“ – po atlikto darbo. Tačiau net ir tada, prieš pradedant darbą, jis prašo ekspertinio vertinimo, kiek ta užduotis, paslauga ar projektas gali trukti ir kainuoti. Todėl  tikslus darbo laiko numatymas  yra vienas svarbesnių projektus vykdančių įmonių efektyvumo rodiklių. Jį galima gerinti tik matuojant kiekvieno atlikto projekto arba pabaigtos užduoties planuoto laiko ir faktiškai sugaišto laiko santykį. Įmonė, kuri sugeba įvertinti šiuos duomenis, gali sau leisti  negriebti visų po ranka pakliuvusių užsakymų,  bet tikslingai juos atsirinkti. Be to, realistiškai vertinami darbo laikai padeda išlaikyti konkurencingą kainų lygį ten kur tikrai įmanoma uždirbti.

„Ką tu dabar veiki?“ – parazitinis klausimas, kuris trukdo padaryti daugiau

Atrodytų, kad visai natūralus noras – žinoti, ką darbo metu veikia  darbuotojas, kuriam kiekvieną mėnesį mokamas fiksuotas atlyginimas. Tačiau dažnas darbuotojas tokį klausimą priima kaip nepasitikėjimo ar įtarumo ženklą – maždaug taip:  „ko jis čia klausinėja, gal mano, kad nedirbu?..“ O ir  atsakymui jis sugaišta gerokai daugiau, nei gali atrodyti iš pirmo žvilgsnio.  Po socialinius tinklus klaidžiojo toks grafikėlis, kaip  geekai dirba visą dieną. geeko_darbo_diena Paveiksliuke pateiktas pavyzdys  gal kiek hiperbolizuotas. Tačiau išties labai sudėtinga, kai  įsigilinus į kokios nors problemos sprendimą, tenka pabandyti paaiškinti, „ką dabar darai“ nieko apie tai iš esmės neraukiančiam vadovui. Neabejoju, kad sujauktos minties atstatymui prireiks gerokai ilgesnio laiko, nei jums gali atrodyti.  Negana to, viršininkas, norėdamas pasirodyti suprantantis ir mandagus,  jaus pareigą paklausti apie baigimo prognozes,  parodyti, ką jis apie tai išmano ir šiaip pavystyti pokalbį apie orus. Įpratus apie darbo pradžią ir pabaigą pasižymėti sistemoje, klausimas „ką tu dabar veiki?“  turėtų visiškai išnykti, nes atsakymas visada matomas sistemoje.

Darbas per nuotolį – kaip nepamesti disciplinos

Prieš keletą metų prasidėjo nuotolinio darbo banga, kai visi, kas tik galėjo, pradėjo dirbti arba bent jau kalbėti, kad dirba iš namų, nes „nėra ko į tą darbą važiuoti, viską galima padaryti per internetą“. Praėjus kiek laiko „naminio darbo“ banga jei neatslūgo, tai bent jau nedidėjo tokiais tempais, kaip buvo prognozuota. Atsirado pastebėjimų, kad taip dirbant sutrinka komandinis darbas, silpnėja sutelktumas, o senoji  tiesioginė komunikacija „akis į akį“  vis tiek efektyvesnė už naujausius nuotolinio bendravimo būdus.  Iš dalies  tenka sutikti tik su paskutiniu teiginiu: kai kuriuos sudėtingus darbus kartais būtina aptarti susitikus gyvai. Visiems einamiesiems  klausimams nagrinėti nuotolinio bendravimo  priemonės turi daugiau pranašumų nei trūkumų. Tokiu būdu išlieka bendravimo istorija, nesunku apsikeist failais, ekrano vaizdais ir kita medžiaga. Be to, atsakymai būna labiau išbaigti ir apgalvoti, nėra  būtinybės savo nuomonę reikšti tuojau pat. Kol rengiamas atsakymas, kita pusė gali toliau dirbti. Tiksli laiko apskaita šiuo atveju yra nepakeičiama. Kai visa komanda arba tik jos vadovas (priklausomai nuo komandos tipo) žino, kas ką šiuo metu veikia, ką nuveikė ir kokie darbai laukia, komandinė disciplina ir koncentracija yra gerokai didesnė nei  dirbant vienoje vietoje, bet to nežinant.

„Nors galvą daužyk į monitorių, darbas nė kiek nejuda“

geek worksKas yra didžiausi neplanuoto laiko rykliai? – Darbai ant kurių “pasikabinama“. Paprastai jų atlikimo prognozės visiškai nesutampa su realybe. Tada atrodo, kad dirbama intensyviai, bet valandų valandas niekas nepajuda iš vietos. Tik turint realaus darbo laiko apskaitą, galima iš karto pastebėti tokius „kabančius“ darbus ir imtis priemonių: gal būt paskirti daugiau ir labiau patyrusių darbuotojų, o gal ieškoti būdų, kaip spręsti problemą visiškai kitaip, o gal iš viso ją palikti. Tačiau tai padaryti galima tik žiūrint iš šalies. Tuo tarpu  pats problemos sprendėjas yra tiek įsigilinęs ir įsijautęs į savo sprendimo būdą,  kad net galvą į monitorių daužydamas iš nevilties vis tiek jo neatsisakys.Kodėl kartais laiko apskaita neveikia 1)      Laiko apskaita daroma ne realiu laiku, bet kiek vėliau. Pasak vieno pašnekovo –  „iš pradžių turėjom susirašyti valandas darbo dienos gale. Po to visi pamatė, kad vakarais labai norisi greičiau namo,  todėl laikų surašymą nukeldavom į savaitės galą. Galiausiai tą darėm tik mėnesio gale, kol vieną kartą suėję nusprendėm, kad tai labai toli nuo realybės ir toliau daryti nebeverta.“ Rengdamas pranešimą apie laiko apskaitą NoTrolls Allowed 2014 renginiui, apklausiau  dešimt pažįstamų programuotojų – kaip jų įmonėse apskaitomas laikas? Absoliuti dauguma atsakė, kad jie to nedaro, o visi bandymai išmatuoti, kiek konkrečiam darbui buvo sugaišta laiko, buvo nesėkmingi. Toliau besišnekant paaiškėjo keli dalykai, kuriuos  praktikuojant laiko apskaitymas garantuotai patirs fiasko: 2)      Laiko apskaitos sistema atskirta nuo užduočių valdymo sistemos ir neteikia jokios papildomos naudos, bet pati savo palaikymui eikvoja laiką. Tokia apskaita, nors ir vykdoma realiu laiku, bet vykdomas užduotis į sistemą turi susivesti pats darbuotojas. Tuomet, esant darbų apgulčiai, į aukštesnį prioritetą darbuotojas pakelia „degančius“ kliento norus  arba projekto deadline‘ą.  Kadangi tokiam apskaitos vedimui reikalingos papildomos pastangos ir laikas –  jo lieka mažiau ir mažiau, kol galiausiai vėl nusprendžiama, kad tai tiek netikslu, kad nebeverta tęsti.  

Pabaigai  – vietoj išvadų

Laiko apskaitos sistemos nėra skirtos tiesioginei personalo kontrolei. Jei kam to tikrai reikia, tam skirtos  video  tebėjimo, ekrano stebėjimo, įeigos kontrolės ir panašios programos. Man laiko apskaita yra pirmiausia komandinio bendradarbiavimo platforma. Tai  labai naudingas CRM programos funkcionalumo praplėtimas, kuris veiksmingai padeda komandai vykdyti bendrus projektus, sumažina įvairius trukdžius, įneša aiškumo patiems darbuotojams apie jų laukiančią darbų eilę bei objektyviai parodo, „kur dingsta laikas“. Norint kad sistema veiktų, ji turėtų būti:

  • maksimaliai paprasta ir intuityvi;
  • veikti realiu laiku;
  • būti bendros užduočių skirstymo (crm, bug tracking, Project mannagement ar kaip kam labiau patinka) sistemos dalimi.

[Total: 1    Average: 5/5]

Tags:

One Response to “Darbo laiko apskaita kaip viena iš CRM sistemos funkcijų”

  1. apskaita 2015/07/13 09:40 #

    Iš patirties pamačiau, jog darbo laiko apskaita labai svarbus faktorius darbo efektyvumui užtikrinti, tikrai šioms sistemoms neverta galėti investicijų.

Komentuoti